办理房屋租赁登记备案证明，须提供以下资料：
1、当事人的合法证件
（1）私人出租屋或承租房屋的国内居民需提供本人身份证，港澳同胞需提供本人回乡证或通行证，台湾同胞需提供本人身份证或通行证，境外人士需提供本人护照。
（2）单位、集体出租或承租房屋的，需交验法人资格证明（《工商营业执照》或商务登记证明）以及法定代表人身份证等合法资格证明。
（3）当事人如需要委托他人代为办理，应出具委托授权书，并提交委托代理人身份证及复印件。
2、按实填写《出租屋租赁及税务登记备案表》一式三份。
3、《房地产权证》或《土地使用证》
备注：
（1）如果房屋已抵押的应提交抵押权人同意出租的证明；
（2）如属共有房屋应提交其他共有人同意出租的证明；
（3）转租房屋应提交原房屋租赁合同及产权人同意转租证明。
4、房屋产权权属证明
至少要有村、居委会有效产权证。
5、房屋租赁合同一式三份。
特别说明：以上1、2、3、4项为必备要件。当事人提交复印件时，需同时提供原件，经核对加盖核对章后，将原件退还当事人。
办理房屋租赁证明的程序1、申请。
出租屋当事人到当地村（居）服务管理站或镇（街）服务管理中心申报，有房屋《房地产权证》或《土地使用证》，产权清晰的，领取并如实填写《出租屋租赁登记备案表》；无房屋《房地产权证》或《土地使用证》，但房产属无争议的，可由当地村（居）委会出具产权有效证明，领取并如实填写《东莞市出租屋租赁登记备案表》。
2、初审。
当事人或委托代理人携带有关资料交村（居）服务管理站，工作人员初审合格的，开具临时有关收件、收款票据。房屋租赁手续费，每年每套80元。
3、发放《房屋租赁登记备案证明》。
服务管理站将有关证件、资料统一送到镇（街）服务管理中心办结领取有关票证后，要及时将有关证件及正式收款票据分发给当事人，办理登记期限为3个工作日（特殊情况不超过5个工作日）。
房屋租赁备案证明的有效期非特殊原因，《房屋租赁证》有效期限最长不得超过两年。
凡租赁当事人在房屋租赁合同中约定的租赁期在两年或两年以内的，按合同实际租赁期填发《房屋租赁证》；合同租赁期超过两年的，则先填发有效期限两年，到期由租赁当事人待原已登记的房屋租赁合同和《房屋租赁证》，到原受理登记的房地产交易管理部门换发新的《房屋租赁证》。
办理房屋租赁证明应注意什么房屋租赁登记证明应注意的事项有以下几个方面：
1、办理时间
一般应在投入装修之前。如果投入了装修而因房产抵押、查封、产权不清而导致不能出租，该损失只能由承租人承担。
2、签约时间
一般商铺应以2-3年为宜。合同签订后须付印花税，印花税计算方式以租金总额为依据，签约时间越长，则印花税金额越大，如果签订了较长合同而中途解约，已缴印花税不予退回，该损失只能由出租方和承租方共同承担。
3、办理手续
应由出租人及承租人带齐产权证明材料，及身份证明材料到市房屋租赁管理所（或各分所）办理。
4、注销时间
合同注销时应马上带齐《房屋租赁合同》及《房屋租赁证》到市房屋租赁管理所（或各分所）办理租赁注销手续，否则出租人还需继续缴纳出租税，直到报停为止。
5、缴税时间
税局规定每月税期为1-15号，这段时间缴纳租赁税的人数较多，需要轮侯，如果每月15号以后缴纳下月税收及开具租金发票，则一般人数较少。
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